En términos generales los formularios que Iremos explicando se utilizan para el registro de la atención brindada en:

Para conocer la información estadística de los recursos y servicios de salud de los establecimientos:

Algunos formularios, surgen del registro directo del dato en el momento en que éste ocurre; otros, en cambio, son el resultado del volcado de cifras totales de aquellos, constituyendo resúmenes que nos permiten obtener datos más globales de las prestaciones realizadas en el establecimiento.

Por lo tanto, podemos decir que los primeros son la fuente original del dato, siendo de vital importancia la veracidad y calidad del mismo, ya que de existir un error u omisión, éstos serán absorbidos en los formularios resúmenes, sin posibilidad de corrección posterior, generando resultados inexactos.

Por otra parte, es fundamental la uniformidad de criterios en el registro, o sea, que todas las personas que intervienen en la tarea trabajen de la misma manera. Para ello existen las “Definiciones de Uso Hospitalario” que evacuan cualquier duda con respecto a las unidades de medición que utilizamos (consultas, egresos, días de estada, etc.), ya que la ambigüedad en los conceptos utilizados perjudica la calidad de los datos obtenidos y dificulta la producción y análisis de la información a nivel zonal, regional y provincial.

Por último, antes de referirnos en detalle a cada uno de los Formularios Estadísticos, es importante tomar conciencia que

A continuación te presentamos un organizador de contenidos que anticipa y facilita la comprensión de los formularios que analizaremos

Iremos analizando cada formulario según:

• Objetivo
• Responsable del llenado
• Oportunidad de llenado
• Contenido y Características de sus rubros
• Procedimientos y Recomendaciones para su utilización
• Recorrido del Formulario

Objetivo:

este formulario nos permite conocer en detalle cada una de las consultas ambulatorias brindadas en cada servicio/especialidad de consultorio externo del establecimiento.

Consulta ambulatoria es:

Responsable del llenado:

de acuerdo a la organización interna del hospital o unidad sanitaria, el responsable del llenado es:

• La secretaria del consultorio externo si existe esta figura en el establecimiento

• La enfermera que asiste al profesional que brinda la atención

• El profesional cuando no cuenta con personal que lo asista en el consultorio

Oportunidad de llenado:

debe confeccionarse en el momento de efectuarse la consulta, en el consultorio externo, luego se entregará al Área de Estadística donde se realiza su control y posterior volcado en los formularios resúmenes. Hay que tener en cuenta que si varios profesionales examinan en un mismo momento a un paciente, este recibe una sola consulta.

Los rubros correspondientes al primer bloque pueden ser llenados con anterioridad por la secretaria o enfermera, dejando el Formulario 2 en estas condiciones en el consultorio, al comenzar cada mes.

Los rubros correspondientes al segundo bloque deben ser llenados en el momento de la atención y los del último al finalizar la consulta.

Además el médico realizará el llenado de la Historia Clínica o Ficha de Consultorio Externo, respecto de la consulta realizada, también en ese momento.

Contenido y características de los rubros:

el formulario está diseñado por bloques:

En cuanto a la característica de sus rubros:

• El nombre y apellido del paciente se consigna para diferenciar inequívocamente cada consulta brindada.
• La edad y sexo del paciente son datos muy importantes, y se deben anotar correctamente, porque de cometer un error involuntario, no hay oportunidad posterior de corrección y ese error se arrastrará en los formularios resúmenes.
• El partido de residencia del paciente, permite conocer el área de influencia del establecimiento, es decir, la cantidad de pacientes atendidos de otros partidos, conformándose así un área geográfica de atención.
• El dato de obra social, es necesario que sea consignado, ya que permite conocer la población con cobertura social.
• Los motivos de la consulta, los diagnósticos registrados en las consultas, sean definitivos, presuntivos, signos o síntomas, no son volcados en los formularios resúmenes.

Procedimientos y recomendaciones:

Debe consignarse la edad, colocando cruces, según el sexo de los pacientes, en la columna que corresponda a los grupos etáreos de los mismos.

Estos datos, a fin de mes, a través de todos los Formularios 2 que se hayan usado para un servicio o especialidad de consultorio externo, representarán el total de atenciones por grupos etáreos del mismo, que posteriormente se volcarán a los formularios resúmenes.

Al pié de cada formulario existe el rubro totales, en los que se consignará por suma vertical, el total de cruces correspondientes a cada grupo etáreo y obra social. Dichos datos serán volcados a fin de mes, en el formulario resumen.

Recorrido del Formulario:

• Se origina en el Consultorio Externo
• Se remite al final del mes a la Oficina Central y allí se vuelca al Formulario 2.1 Resumen Mensual de Consultorio Externo
• El Formulario 2 se archiva en el establecimiento

Objetivo:

este formulario nos permite conocer el número de consultas por servicio/especialidad, según grupo de edad y sexo de pacientes con y sin cobertura social, que se atienden en consultorio externo del establecimiento.

Responsable del llenado:

• Es el personal de estadística,
  en caso de no contar con dicho personal, lo realizará el personal administrativo, de enfermería o el mismo profesional.

Oportunidad de llenado:

deberá cumplimentarse mensualmente, inmediatamente concluido el mes.

Contenido y características de los rubros:

el formulario está diseñado por bloques:

En cuanto a la característica de sus rubros:

• Los datos de identificación del establecimiento, son los mismos que en el Formulario 2, sólo que éste no incluye el nombre del servicio/especialidad y deberá consignarse la dependencia administrativa.
• Cuando se trata de consultas paramédicas o interconsultas, se agregará en la parte superior del formulario Consultas Paramédicas o Interconsultas, según corresponda.

SERVICIOS MEDICOS DE CONSULTORIO EXTERNO SON

SERVICIOS PARAMEDICOS DE CONSULTORIO EXTERNO SON

INTERCONSULTAS SON

Por lo tanto, tendremos, un Formulario 2.1 de Consultas Médicas, uno de Consultas Paramédicas y uno de Interconsultas.

Procedimientos y recomendaciones:

En las tres variantes presentadas para el Formulario 2.1, el procedimiento es el mismo, se vuelcan cada uno de los servicios/especialidades con los totales correspondientes al Formulario 2, por grupo de edad y sexo, total de consultas y total de pacientes mutualizados o no.

A partir de los errores detectados en el Nivel Central, una vez que el formulario recorrió el circuito, se hace cada vez difícil su corrección por eso se recomienda prestar especial atención a:

• Una vez que los datos han sido volcados, se realizan las sumas verticales de todas sus columnas, obteniendo totales generales por establecimiento.
• Si se trabaja en forma manual, es necesario que los números estén claros y no ofrezcan lugar a dudas.
• Deben verificarse las sumas verticales y horizontales.
• Si se trata de un Centro de Salud que sólo brinda prestaciones de enfermería deben consignarse los datos del establecimiento y cruzar con una línea el Formulario 2.1, aclarando “Sólo Enfermería”.
• Si cualquiera de los servicios/especialidades médicos o paramédicos, no hubieran producido prestaciones, deberán mencionar la causa en el renglón correspondiente a ese servicio, por ejemplo: vacaciones, sin profesional, cerrado por refacción, etc.
• Para la confección de este formulario debe haber correspondencia entre el código y la descripción del servicio.

Recorrido del Formulario:

• Se originan en la Oficina Central, a partir del volcado del Formulario 2 Informe Mensual de Consultorio Externo
• Se transmite a Nivel Intermedio, o sea a la Región Sanitaria correspondiente (si el establecimiento es provincial o nacional) o pasa previamente a la Secretaría de Salud del Municipio (si se trata de un establecimiento municipal)
• Posteriormente se transmite al Nivel Central, es decir a la Dirección de Información Sistematizada, como destino final

Errores más comunes en su llenado

Otra actividad ambulatoria de los establecimientos asistenciales, que forma parte del Área de Consultorio Externo, es la brindada por el Servicio de Odontología, que presenta características propias y registros específicos, que no integran el sistema de información básica de rendimientos, a excepción del Formulario 11.2 “Hoja de ruta de Odontología”.

En el servicio se realizan diferentes tratamientos y de variada complejidad, por lo tanto, el conocer sólo el número de prestaciones odontológicas no alcanza para poder evaluar su real desempeño.

Por tal motivo en los servicios de Odontología se cumplimentan formularios específicos, supervisados por el Programa Provincial de Odontología de la Provincia, en los cuales a cada consulta se le asigna un valor de ponderación determinado (Unidades Odontológicas).

Objetivo:

este formulario nos permite conocer mensualmente el número de Prestaciones Odontológicas y Unidades Odontológicas.

Responsable del llenado:

• La secretaria del servicio de Odontología.

Oportunidad de llenado:

como el resto de los formularios, al finalizar el mes debe entregarse al Área de Estadística.

Contenido y características de los rubros:

Procedimientos y recomendaciones:

• Deben consignarse mes, año y Región Sanitaria
• Datos de identificación del establecimiento
• Nombre del odontólogo y el total de prestaciones que realizó
• Total de prestaciones

Recorrido del Formulario: